Datenschutzhinweise

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

KK-GbR, Philipp Kittelmann und Daniel Köcher, Oberdorf 8, 99195 Markvippach, Deutschland. Für Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung deiner Rechte schreibe an info@kk-gbr.de.

2. Aufruf der Seiten und Hosting

Wenn du unsere Seiten abrufst, werden technisch notwendige Verbindungsdaten an unseren Server übertragen. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Statusdaten. Wir benötigen diese Daten, um die Seiten auszuliefern, Verbindungen abzusichern und Fehler oder missbräuchliche Zugriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb des Angebots. Soweit die Bereitstellung für eine bestehende Kundenbeziehung erforderlich ist, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Webapp läuft auf einem STRATO-VPS; die Domain und das E-Mail-Postfach werden ebenfalls über STRATO bereitgestellt. STRATO verarbeitet technische Daten im Rahmen dieser Leistungen. Weitere Angaben des Anbieters findest du in der STRATO-Datenschutzerklärung. Auf unseren Seiten sind derzeit keine Werbetracker oder extern geladenen Schriften eingebunden.

3. Kundenkonto, Login-Codes und Sicherheit

Für die Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, eine interne Kundennummer, den Kontostatus und die zur Anmeldung benötigten Sicherheitsdaten. Ein einmaliger sechsstelliger Code wird an die jeweils eingegebene E-Mail-Adresse geschickt. Auf dem Server speichern wir davon nur einen kryptografischen Prüfwert; der Code ist zehn Minuten gültig. Wir begrenzen Anfragen und Fehlversuche, um Missbrauch zu verhindern. Bei Administratorkonten ist zusätzlich ein Authenticator-Code erforderlich; der dafür nötige Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert.

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es enthält einen zufälligen Sitzungswert und ermöglicht die Zuordnung deines Browsers zum Konto. Die voreingestellte Sitzungsdauer beträgt 90 Tage; du kannst dich abmelden und Sitzungen im Konto widerrufen. Für dieses notwendige Cookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die Verarbeitung der Kontodaten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Missbrauchsabwehr auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Login-Codes und die einmalige Begrüßungsmail werden über das eingerichtete STRATO-Postfach verschickt. Der empfangende E-Mail-Dienst verarbeitet die Nachricht nach seinen eigenen Bedingungen. Wir verwenden diese Nachrichten nicht für Werbung.

4. Dongle und Textübertragung

Bei der Gerätekopplung verarbeiten wir Geräte-ID, kryptografische Prüfwerte für Gerätezugang und Aktivierungscode, den zugeordneten Kunden, Gerätenamen, Firmware-Version, Verbindungsstatus und letzten Kontakt. Diese Daten sind erforderlich, um deinen Dongle zu erkennen und Aufträge nur dem zugehörigen Konto zuzuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Inhalt eines selbst verfassten Textes wird nach deinem Klick auf „An Einsatztablet senden“ über unseren Server an den verbundenen Dongle weitergeleitet. Der Text wird nicht als Dokument in der Kontodatenbank gespeichert. Während der Übertragung wird er technisch im Arbeitsspeicher verarbeitet. Es erfolgt kein automatischer Neuversand.

WLAN-Name und WLAN-Passwort werden bei der lokalen Einrichtung auf dem Dongle gespeichert. Änderst du das WLAN später über die Webapp, leitet unser Server diese Angaben an den verbundenen Dongle weiter; die Serverdatenbank speichert sie nicht dauerhaft. Die Einrichtung und Verwaltung dienen der gewünschten Gerätefunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Geräteblätter mit Aktivierungs- und WLAN-Zugangsdaten solltest du vor Zugriffen Dritter schützen.

4a. Textdateien, geteilte Texte und App-Speicher

Wenn du eine Textdatei öffnest oder Text über die installierte App teilst, wird der Inhalt zunächst lokal im Browser verarbeitet. Der aktive Service Worker fängt die Teilen-Anfrage ab; sie wird nicht an den Server weitergeleitet. Für den Wechsel durch die Anmeldung wird der Text vorübergehend im sitzungsbezogenen Browserspeicher (sessionStorage) dieses Tabs abgelegt. Er ist höchstens zehn Minuten zur Übernahme verfügbar und wird bei Übernahme, Verwerfen oder Abmeldung entfernt; abgelaufene Einträge werden beim nächsten Zugriff oder während der geöffneten App bereinigt. In der Vorschau entscheidest du selbst über die Übernahme. Eine Übermittlung an den Server beziehungsweise an DeutschlandGPT erfolgt erst durch die jeweilige gesonderte Aktion. Das Widget zeigt ausschließlich allgemeine Informationen und keine Konto- oder Textinhalte.

Für die installierbare Webapp speichert dein Browser außerdem öffentliche Gestaltungselemente, Symbole und eine Offline-Hinweisseite. Dieser App-Cache enthält keine Kontoseiten oder API-Antworten. Ein lokales Merkmal merkt sich die Installation, damit der Installationshinweis nicht erneut erscheint; vorübergehende Navigationsangaben liegen im Sitzungsspeicher. Das Installationsmerkmal bleibt bis zum Löschen der Websitedaten bestehen; App-Dateien werden bei Versionswechseln erneuert oder beim Löschen der Websitedaten entfernt. Diese Funktionen dienen der von dir gewünschten App-Nutzung, nicht der Werbung oder Wiedererkennung auf fremden Seiten. Für unbedingt erforderliche Speicherzugriffe gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige Verarbeitung zur Bereitstellung der App beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. KI-Funktion und Einsatzangaben

Nur wenn du „Entwurf erstellen“ auswählst, werden deine eingegebenen Stichpunkte über unseren Server an die DeutschlandGPT-API übermittelt. Als Modell ist gpt-5.6-luna voreingestellt. Das Modell stammt von OpenAI; die technische Anbindung unserer Anwendung erfolgt über DeutschlandGPT. Der erzeugte Entwurf wird an deinen Browser zurückgegeben. Wir übermitteln dabei keine Konto-E-Mail, Kundennummer oder Gerätekennung an die KI-API. Die Anwendung verwendet den zustandslosen Aufruf mit store: false und speichert weder Stichpunkte noch Entwurf als Dokument in der Kontodatenbank. Bei Fehlern wird nicht auf eine direkte OpenAI-Anbindung zurückgegriffen.

Die für die Bereitstellung der von dir angeforderten KI-Leistung erforderliche Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Nutzungsbegrenzung und Fehlerbehebung verarbeiten wir zusätzlich technische Zähler und festgelegte Fehlercodes, jedoch keine Texte in diesen Datenbankeinträgen. Diese Angaben begründen keine Erlaubnis für die Verarbeitung personenbezogener Gesundheitsdaten.

Berufsgeheimnis-Modus: Für unsere DeutschlandGPT-Organisation ist dieser Modus aktiviert. Nach den DeutschlandGPT-Bedingungen für Berufsgeheimnisträger beschränkt er die Verarbeitung auf die dafür freigegebenen Modelle und vertraglich verpflichteten Hosting-Dienstleister. Die organisatorischen Pflichten und eine erforderliche Freigabe für den konkreten Einsatz bleiben davon unberührt.

Keine Trainingsnutzung und Zero-Data-Retention: DeutschlandGPT erklärt ausdrücklich, dass diese Zusagen auch für seine API gelten: Die übermittelten Inhalte werden beim Modellanbieter nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt und nicht zum Training verwendet. Laut den Angaben zum API-Zugang umfasst die Auftragsverarbeitungsvereinbarung auch die API. Diese Aussage betrifft die Inhaltsverarbeitung beim Modellanbieter; sie bedeutet nicht, dass sämtliche Betriebs-, Konto-, Bestell- oder Abrechnungsdaten auf allen beteiligten Systemen sofort gelöscht werden. Dafür gelten die jeweils beschriebenen Zwecke und Fristen, insbesondere Abschnitt 7.

DeutschlandGPT führt das voreingestellte Modell in seiner Modellübersicht mit Verarbeitung in der EU. Angaben zu eingesetzten Dienstleistern, Verarbeitungsorten und Aufbewahrung ergeben sich aus den Bedingungen zur Auftragsverarbeitung von DeutschlandGPT. Die technische Einstellung store: false ist keine pauschale Zusage, dass beim Dienstleister keinerlei Betriebs- oder Abrechnungsmetadaten verarbeitet werden.

Das Angebot ist nicht für die Eingabe personenbezogener Patientendaten bestimmt. Gib weder Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Kontaktdaten, Fallnummern noch andere Merkmale ein, die zusammen mit Einsatzort, Einsatzzeit oder besonderen Umständen eine Person erkennbar machen können. Das gilt für selbst geschriebene Texte und für KI-Stichpunkte. Auch Angaben ohne Namen können personenbezogen sein, wenn eine Person indirekt identifizierbar bleibt. Prüfe daher vor jeder Übertragung, ob deine Angaben tatsächlich nicht auf einen Patienten zurückgeführt werden können. Der KI-Entwurf ist eine Formulierungshilfe; die fachliche Prüfung und Entscheidung liegen bei dir.

6. Premium und Zahlungen

Bei der Buchung eines KI-Abos erfolgt die Zahlungsabwicklung über eine von Stripe gehostete Checkout-Seite. Für die Zuordnung von Abo und Konto übermitteln wir insbesondere deine E-Mail-Adresse, interne Konto- und Kundennummer sowie den gebuchten Preis an Stripe. Kartendaten werden nicht in der RD-Keyboard-Datenbank gespeichert. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten nach seinen Datenschutzhinweisen. Wir speichern im Konto den für die Freischaltung erforderlichen Premiumstatus; ein Administrator kann Premium auch manuell vergeben. Rechtsgrundlage für Buchung und Freischaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6a. Dongle-Bestellungen: Speicherung bei uns und bei Stripe

Deine Bestelldaten werden zusätzlich zur Verarbeitung bei Stripe in einer eigenen Bestelldatenbank auf unserem bei STRATO betriebenen Server gespeichert. Nach einer bestätigten Zahlung erhalten wir die erforderlichen Angaben von Stripe. Wir benötigen diese eigene Speicherung, um deine Bestellung zu bearbeiten, den Versand zu organisieren, Bestell- und Versandbestätigungen zu senden und Rückfragen zu beantworten. Berechtigte Administratoren können die Bestellung im geschützten Verwaltungsbereich einsehen; dafür ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlich.

In unserer Datenbank stehen die interne Bestellnummer, Stripe-Checkout- und Zahlungsreferenz, Bestell-E-Mail-Adresse, Käufername, Empfängername, Lieferadresse, Gesamtbetrag, Währung, Eingangszeitpunkt und Bestellstatus. Beim Versand ergänzen wir Versanddienst, Sendungsnummer und Versanddatum. Für Bestell- und Versandmails speichern wir außerdem die Nachrichtenart, den technischen Versandstatus, die Anzahl der Zustellversuche sowie gegebenenfalls den nächsten Versuch und den Versandzeitpunkt. Diese Speicherung umfasst keine vollständigen Kartennummern oder Kartenprüfnummern. Die beim Checkout erhobene Rechnungsadresse wird von Stripe verarbeitet; unsere eigene Bestelldatenbank übernimmt die Lieferadresse.

Die Bestellbestätigung und später die Versandbestätigung gehen an die beim Kauf verwendete E-Mail-Adresse. Sie enthalten Bestell- und Lieferangaben und werden über unser STRATO-Postfach versendet. Das kann eine andere Adresse als die deines Webapp-Kontos sein. Eine Bestellung erstellt kein Webapp-Konto und wird nicht automatisch anhand der E-Mail-Adresse mit einem Konto verknüpft. Für die Zustellung geben wir die erforderlichen Empfänger- und Adressdaten an den tatsächlich beauftragten Versanddienst weiter. Wenn du dessen Sendungsverfolgungslink öffnest, erhält dieser außerdem die üblichen Verbindungsdaten deines Browsers.

Die erforderliche Bestell- und Versandabwicklung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Lieferdaten einer anderen Person betroffen sind, dient ihre Verarbeitung unserem berechtigten Interesse, die vom Käufer veranlasste Lieferung korrekt auszuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine zusätzliche, erforderliche Aufbewahrung zur Klärung konkreter Rechtsansprüche beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Löschung des Webapp-Kontos löscht nicht automatisch Bestellungen, Stripe-Unterlagen oder Bestellmails. Für diese Daten gelten die getrennten Zwecke und Aufbewahrungsregeln in Abschnitt 7. Bitte nenne bei einer Datenschutzanfrage auch eine abweichende Bestelladresse oder Bestellnummer, damit wir die betreffenden Unterlagen zuordnen können.

6b. Kostenlose Premium-Testzeit

Die kostenlose Premium-Testzeit beginnt einmal pro neuem Dongle bei dessen erster Kopplung und endet nach 14 Tagen automatisch. Für die Freischaltung speichern wir Hardwarekennung, Kontozuordnung und Beginn sowie Ende der Testzeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Um wiederholte Freischaltungen durch Neuinstallation oder Kontowechsel zu vermeiden, bleibt der Nachweis der bereits genutzten Testzeit der Hardware zugeordnet. Dieses Interesse an der Begrenzung des einmaligen Angebots stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Kontolöschung wird die Kontozuordnung im Testzeiteintrag entfernt. Die Hardwarekennung ist dadurch nicht zwingend anonym. Der Nachweis bleibt erforderlich, solange das Gerät für das einmalige Testangebot erneut angemeldet werden kann; seine weitere Erforderlichkeit ist bei einer endgültigen Ausmusterung oder Einstellung des Angebots zu prüfen.

7. Speicherdauer und Löschung

Die Frist hängt von der Datenart und dem Verwendungszweck ab:

• Anmeldung: Einmalcodes sind zehn Minuten gültig. Abgelaufene Anmeldevorgänge werden anschließend beim regelmäßigen Bereinigungslauf entfernt. Sitzungen laufen nach 90 Tagen ab; eine Abmeldung oder ein Widerruf sperrt den Zugriff sofort. Widerrufene Sitzungseinträge werden spätestens beim Bereinigungslauf nach 24 Stunden entfernt.
• Betrieb und Sicherheit: Sicherheitsereignisse und Gerätefehlermeldungen in der Anwendungsdatenbank werden nach 90 Tagen entfernt; Gerätefehlermeldungen sind zusätzlich auf insgesamt 5.000 Einträge begrenzt. KI-Nutzungszähler und Prüfwerte bereits verarbeiteter Abo-Zahlungsereignisse werden nach 30 Tagen bereinigt. Abgelaufene Missbrauchssperren werden regelmäßig entfernt. Diese Fristen beziehen sich auf die Anwendungsdatenbank, nicht pauschal auf sämtliche Betriebssystem- oder Dienstleisterprotokolle.
• Konto und Geräte: Kontodaten werden für die Nutzung des Kontos vorgehalten. Nach einer berechtigten Löschanfrage prüfen wir noch laufende Verträge und erforderliche Aufbewahrung. Geräteentkopplung entfernt die Zuordnung zum Konto; der Gerätebestand und der Nachweis einer genutzten Testzeit können für die weitere Gerätenutzung erforderlich bleiben.
• Bestellungen und Abrechnung: Wir bewahren erforderliche Angaben für Abwicklung, Reklamationen und gesetzliche Nachweise auf. Für Buchungsbelege gelten grundsätzlich acht Jahre, für aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. Im Einzelfall können gesetzliche Verlängerungen gelten. Nicht jedes technische Bestellfeld fällt unter diese Fristen: Zusätzliche Versand- und Mailstatusdaten dürfen nur so lange vorgehalten werden, wie sie für ihren jeweiligen Zweck erforderlich sind. Die Aussonderung von Bestellungen erfolgt derzeit durch gesonderte Prüfung, nicht durch die Kontolöschfunktion.
• Support: Anfragen bleiben zur Bearbeitung im Support-Postfach. Danach ist zu prüfen, ob sie gelöscht werden können oder als Vertragskorrespondenz beziehungsweise wegen eines konkreten Rechtsstreits weiter benötigt werden.
• Sicherungen: Sicherungskopien enthalten auch Konto-, Geräte- und Bestelldaten. Einzelne Datensätze werden bei einer Kontolöschung nicht automatisch aus vorhandenen Sicherungen entfernt. Die Bereinigung der Sicherungen erfolgt getrennt; nach einer Wiederherstellung müssen bereits bearbeitete Löschungen erneut berücksichtigt werden. Die derzeitige Sicherungsroutine hat keine automatische Ablaufsteuerung.

Die handels- und steuerrechtlichen Fristen ergeben sich insbesondere aus § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Eine technische Speicherung ist keine Berechtigung zur unbegrenzten Aufbewahrung. Löschanfragen kannst du jederzeit an info@kk-gbr.de richten.

7a. Support und technische Fehlermeldungen

Wenn du „Hilfe & Feedback“ verwendest, senden wir dein gewähltes Anliegen, deine Nachricht, die E-Mail-Adresse deines Kontos und deine Kundennummer an admin@rd-keyboard.de. Wir nutzen diese Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Bitte übermittle keine Patientendaten, Passwörter oder Zugangscodes. Der Nachrichtentext wird nicht zusätzlich in der Webapp-Datenbank gespeichert; die Nachricht liegt im Support-Postfach. Vertragsbezogene Hilfe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; sonstiges Feedback und technische Fehleranalyse auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem funktionierenden und verbesserten Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die technische Fehlerbehebung speichern wir festgelegte Fehlercodes mit Empfangszeit und gegebenenfalls Geräte- und Kontozuordnung. Diese Meldungen sind nur für Administratoren mit Zwei-Faktor-Anmeldung sichtbar und werden spätestens nach 90 Tagen entfernt; insgesamt halten wir höchstens 5.000 Meldungen vor. Einsatztexte, WLAN-Passwörter und rohe Fehlermeldungen werden dabei nicht gespeichert. Ein Dongle kann einen ausstehenden WLAN-Verbindungsfehler lokal speichern und erst nach Wiederherstellung der Serververbindung melden.

8. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Für Hosting und E-Mail setzen wir STRATO GmbH ein. Für die KI-Funktion erhält DeutschlandGPT GmbH die übermittelten Stichpunkte und bindet die für das gewählte Modell eingesetzten Dienstleister ein. Bei Käufen und Abos erhält Stripe die für Checkout und Abrechnung erforderlichen Angaben; für europäische Kunden nennt Stripe insbesondere Stripe Payments Europe, Limited. Stripe handelt je nach Tätigkeit als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher, etwa für gesetzliche Prüfpflichten und Betrugsabwehr. Lieferdaten erhält zusätzlich der für deine Bestellung beauftragte Versanddienst. Intern erhalten nur berechtigte Personen Zugriff, soweit dies für Betrieb, Support oder Abwicklung erforderlich ist.

Insbesondere bei Stripe können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Stripe beschreibt hierfür Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln sowie die jeweiligen Voraussetzungen in seinen Datenschutzhinweisen und im Datenschutzvertrag. Für DeutschlandGPT sind die für das konkrete Modell und Konto geltenden Dienstleister und Verarbeitungsorte maßgeblich; Angaben hierzu enthält die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Informationen zu den für unsere Verarbeitung einschlägigen Garantien kannst du über info@kk-gbr.de anfordern. Der Anbietername allein schließt eine Drittlandverarbeitung nicht aus.

9. Deine Rechte

Du kannst nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an info@kk-gbr.de. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

10. Erforderliche Angaben, Entscheidungen und Änderungen

Ohne E-Mail-Adresse und notwendige Sicherheitsdaten können wir kein Konto bereitstellen. Ohne Zahlungs- und Lieferangaben können wir einen Kauf nicht abwickeln; ein kostenpflichtiges Abo ist für die kostenlose Textübertragung nicht erforderlich. Die Nutzung der KI und die Übermittlung von Supportnachrichten sind freiwillig. Wir treffen über die Webapp keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. KI-Texte werden erst nach deiner Prüfung übernommen und übertragen. Wenn sich Funktionen oder Datenflüsse ändern, aktualisieren wir diese Hinweise.